Pour réaliser des projets innovants et efficients dans un contexte municipal

Posted on mars 26, 2017 par

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Toute culture, style ou structure organisationnelle au sein d’une entreprise influence la manière dont se déroulera les projets. [1]

Un environnement de projet particulier

Le secteur municipal, où la communication joue un rôle fondamental pour l’atteinte d’un objectif primordial soit d’offrir une prestation de services édifiante aux citoyens, demande de développer et communiquer des projets dans un environnement défini par les besoins et exigences des électeurs, mais aussi par les valeurs et les orientations politiques des élus.

Ce style organisationnel est surtout caractérisé et influencé par une structure hiérarchique forte, potentiellement changeante, et par de multiples contraintes liées aux cadres réglementaire, budgétaire et stratégique spécifiques du milieu ainsi que par l’influence des jeux de pouvoir entre les acteurs politiques et administratifs d’une municipalité. Dans ce contexte, les gestionnaires de projet, ou les directeurs de service dans plusieurs des cas, se doivent d’être conscients que la structure fonctionnelle, en silo, de l’organisation, surtout dans des villes de tailles moyennes, peut entrainer la création de visions différentes des priorités et des barrières culturelles entre les domaines de pratique.

Les avantages et les inconvénients de la structure fonctionnelle
[1] Les avantages et les inconvénients de la structure fonctionnelle

Une problématique se présente donc; l’intégration de la contribution des diverses fonctions au projet commun, soit offrir une prestation de services édifiante aux citoyens, se révèle souvent difficile [2] et peut nuire au processus pour trouver de nouvelles idées afin d’atteindre les objectifs.

Voir les choses autrement… L’application de la structure matricielle

Bien que quelques villes comme Montréal [3] aient transformé leur organisation pour qu’elle soit moins fonctionnelle et plus performante par la création de services municipaux centraux, la plupart des municipalités de moindre envergure fonctionne toujours dans une structure fonctionnelle. Ces dernières devraient se questionner afin d’améliorer la communication et le rendement des projets en se dotant d’acteurs capitaux et ainsi coordonner et assurer une meilleure compréhension des objectifs des divers projets auprès des services, le tout soutenu par des communications efficaces pour mobiliser les parties prenantes; un atout indispensable au développement et à la réussite des objectifs.

Pour un projet majeur, tel que l’implantation d’un budget participatif, une importante réfection d’un secteur ou l’organisation d’un évènement officiel d’envergure, il est essentiel de travailler en collaboration constante et d’interagir harmonieusement avec la haute direction, les différents services, et plus étroitement, avec le département des communications. L’embauche de personnes minutieusement sélectionnées, de façon temporaire ou permanente, pour diriger ce type de projets multidisciplinaires offrirait les nombreux avantages d’une structure matricielle en conservant les prérogatives de la structure fonctionnelle.

Organisaton matricielle (balanced matrix)
[1] Organisaton matricielle (balanced matrix)

Le leadership créatif, une aptitude à développer

Parallèlement à l’intégration d’une structure matricielle, la bonification des compétentes des cadres de l’organisation en introduisant des notions de leadership créatif, « un mode de leadership dont peuvent s’inspirer gestionnaires et professionnels pour faire ressortir la créativité au sein de leurs équipes afin de susciter de nouvelles façons de régler une problématique existante » tel qu’expliqué par Sophie Lemieux, formatrice à l’Université de Sherbrooke, devient un incontournable. Pour répondre aux valeurs organisationnelles d’une municipalité qui comprennent souvent le travail d’équipe, l’innovation, l’orientation client et la performance, l’organisation doit permettre à ses acteurs d’expérimenter, d’emprunter une démarche créative lié à leur compétence et bien entendu, se tromper pour arriver à de nouveaux résultats et s’améliorer. Ce point n’est qu’un bref aperçu d’une approche qui pourrait être approfondie dans un prochain article…

Voici une vidéo de présentation d’une formation intéressante sur le leadership créatif :
https://www.youtube.com/watch?v=IPnctJlo2l0&t=1s


Références
[1] Influence organisationnelle sur la gestion de projet
http://www.exam-pm.com/influence-organisationnelle-sur-la-gestion-de-projet-infographie/
[2] L’analyse organisationnelle du projet http://gpp.oiq.qc.ca/l_analyse_organisationnelle_du_projet.htm
[3] Ville de Montréal http://ville.montreal.qc.ca/portal/page?_pageid=5798,40679561&_dad=portal&_schema=PORTAL
[4] Entrevue avec Sophie Lemieux, formatrice – Devenir un leader créatif pour travailler autrement dans son organisation
31 août 2016 par Véronique Tremblay
[5] Politique et procédures de communication – Ville de Drummondville – Juin 2016
[6] Plan stratégique – Laval 2020
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