Webex ou comment gérer facilement ses projets par visioconférence

Posted on mars 27, 2017 par

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Le webinaire est un mode de communication efficace pour la gestion de projets à distance. Bien que Webex soit un des nombreux outils de visioconférence, cette solution est innovatrice par la simplicité de son utilisation, la qualité du produit ainsi que la sécurité assurée lors des échanges. L’organisateur de la rencontre peut aisément rejoindre ses invités en leur envoyant un lien (et un mot de passe) qui mène directement à la page adéquate lors de l’heure du rendez-vous. Avec Webex, il est même possible de participer activement à la conversation soit par téléphone ou simplement par micro. Cet outil mérite donc d’être considéré dès la mise en place du projet, car chaque membre peut facilement participer à son élaboration.

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Le webinaire est une forme de séminaire à distance. La visioconférence est de plus en plus populaire.

La créativité avantagée par Webex

Le site Web Dynamique-Mag.com évoque un problème fréquent chez plusieurs outils de vidéoconférence:

L’absence de tout contact humain qui reste l’apanage des technologies numériques constitue le principal défaut des Webinars. Des collaborateurs qui sont parfois éloignés les uns des autres peuvent en effet manquer d’attention, et l’animateur d’une conférence en ligne doit s’adresser à l’ensemble de son auditoire virtuel. Manque de chaleur humaine et d’attention, décrochage, manque de convivialité, peuvent alors en rebuter certains.

Les webinaires sont souvents peu chaleureux et encouragent moins la créativité qu’une rencontre en face-à-face. Or, la grande particularité de Webex se trouve dans la possibilité de partager des documents en temps réel. Lors de la réunion, le modérateur peut se montrer en vidéo tout en partageant ce qui se trouve sur son écran. Il s’assure ainsi que l’échange soit bidirectionnel. Encore plus, chaque membre de l’équipe peut modifier le document présenté lors de la réunion. La créativité de chacun est clairement encouragée par la possibilité de partager une idée à tout moment non seulement de vive voix, mais aussi directement sur l’écran.

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La particularité de Webex réside en la possibilité de partager son écran en temps réel lors d’une réunion.

Comment bien démarrer un projet avec Webex

Webex est un outil innovateur et merveilleux pour gérer un projet, pour autant qu’on sache l’utiliser avec efficacité. Voici quelques petits conseils pour bien démarrer un projet via cet outil de visioconférence :

  1. S’assurer qu’une seule personne prenne en charge la création du lien Webex.

Idéalement, le gestionnaire de projet s’occupe de créer le lien Webex et de le diffuser aux invités. Il agira aussi à titre de modérateur.

  1. Se faire seconder par un collègue avant et pendant la réunion

Il est important de s’assurer qu’un collègue connaisse assez bien Webex pour seconder l’organisateur lors de la première rencontre par visioconférence. Grâce à son expertise, cette personne pourra gérer les problèmes techniques tout au long de la rencontre.

      3. Envoyer le plan de la réunion quelques jours à l’avance à ses collègues

Être prévoyant peut faire sauver un précieux temps de réunion et permet aux membres de l’équipe de bien se préparer.

       4. Encourager la participation dès le début de la rencontre

Pour les participants qui en sont à leur première utilisation de Webex, il peut être peu naturel de participer aux échanges en temps réel. Le modérateur doit donc encourager la créativité dès les premières minutes de la rencontre afin qu’il soit clair que chacun soit invité à partager ses idées.

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Le succès d’une bonne gestion de projets avec Webex se trouve surtout dans le fait de bien se préparer et d’encourager les participants à échanger leurs idées.

Webex et l’avenir

En conclusion, Webex est un outil épatant lorsqu’on sait bien le gérer. Une bonne compréhension de cet outil ainsi qu’une préparation adéquate de la rencontre est nécessaire. D’ailleurs, un outil incroyable arrivera bientôt sur le marché : Zoom est une solution de vidéoconférence qui explore la réalité virtuelle et qui peut atteindre jusqu’à 500 participants à la fois. Imaginez les possibilités! Reste à savoir comment Webex s’adaptera à ce féroce compétiteur…

Références:

http://www.dynamique-mag.com/article/webinars-avantages-inconvenients-pour-business.8310

http://www.itespresso.fr/videoconference-zoom-prochain-webex-146509.tml

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