Optimisation des réunions par vidéoconférences

Posted on mars 16, 2016 par

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Les réunions virtuelles par vidéoconférence gagnent en popularité, mais leur efficacité est critiquée. On remarque une perte d’intérêt et de productivité causés entre autres par un manque de communication interpersonnelle (expression faciale, ton de voix, gestes coverbaux) chez les participants. L’article sera consacré à l’optimisation de ces rencontres virtuelles.

 

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Renforcer la cohésion d’équipe

 

Les activités de consolidation d’équipe prennent une importance cruciale dans ce contexte puisqu’aucune conversation dite décontractée ne peut se faire avant la rencontre près de la machine à café ou dans le corridor. Bien que de telles interactions peuvent sembler banales et inutiles, leur impact est significatif sur la performance de l’équipe autant dans la confiance entre membres que dans l’augmentation de la cohésion entre tous. Voici deux exemples d’activité pouvant être faits virtuellement pour briser la glace et enrichir la relation :

  • Chaque collègue partage une photo au groupe en racontant une anecdote
  • Chaque collègue envoie un fait amusant sur lui à l’animateur et au début de la réunion, tout le monde tente d’associer les faits aux bonnes personnes.

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Garder un intérêt chez les participants

Voici quelques conseils pour maintenir l’attention des participants :

  • Il est important de supporter ses propos avec beaucoup de visuel dans la présentation due à l’absence des communications « face à face ».
  • Il est préférable de donner une courte pause toutes les 30 minutes. De plus, chacun des segments doit aborder 1 à 2 sujets au maximum.
  • Il faut limiter les mouvements, car une gestuelle excessive ou trop brusque entraine une perte de qualité visuelle de l’image et donc, une déconcentration.
  • Il est préférable d’éviter les vêtements rayés, car ils se diffusent médiocrement et peuvent causer des migraines.
  • Il est important de fixer du regard la caméra pour établir une connexion avec les participants virtuels.
  • Il est fortement suggéré que l’animateur choisit de poser des questions aléatoirement à ses collègues pour encourager la concentration des participants qui veulent éviter d’être pris au dépourvu.

 

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Encourager l’interaction

Lors d’une réunion virtuelle, les participants ne peuvent voir les hochements de tête de leurs collègues, entendre les commentaires dit en chuchotements et ne savent pas quand c’est à leur tour de parler. Il est donc important d’inciter l’interaction et d’animer les conversations. Un délai de 2 à 3 secondes causé par les systèmes de communications oblige l’animateur de la réunion à prendre plusieurs pauses dans le but de laisser ses pairs poser des questions. Dans le cadre d’une vidéoconférence, il faut éviter d’encourager la participation avec des phrases ouvertes comme « Est-ce que tout le monde est d’accord ». L’animateur peut décider de faire un tour de table en allouant un temps à chaque collègue pour qu’il partage leur commentaire. Lorsqu’un pair parle, on suggère de lever la main, de dire « question » ou « commentaire » et d’attendre d’avoir le droit de parole pour éviter un dédoublement de voix.

Le partage d’écran et le clavardage en ligne sont également des outils à prioriser pour augmenter l’efficacité des vidéoconférences. Des entreprises comme Imeet proposent une large gamme de solutions pour contrer les faiblesses des vidéoconférences.

Pour plus d’informations,

5 trucs pour une réunion virtuelle

Optimiser les réunions virtuelles

 

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