Smartsheet : l’art de mieux gérer votre projet au quotidien

Posted on mars 15, 2016 par

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smartsheet

L’on m’a récemment recommandé d’utiliser un outil de gestion multidisciplinaire pouvant être utilisé tant pour la gestion de projet de communication, le travail d’équipe et la collaboration, la gestion des ressources humaines, les ventes, l’événementiel ou autre : SmartSheet. Utilisant Excel pour faire des tableaux de tâches, des échéanciers, j’étais sceptique de me lancer dans l’utilisation d’un nouvel outil. Toutefois ma lecture du livre blanc The Power of Pixels: how you can improve meeting & collaboration efficiency, qui rapporte que la durée des tâches sont réduites de manière spectaculaire (jusqu’à 63 %) quand des tableurs ou des documents de traitement de textes sont utilisés dans le cadre d’un projet, m’a fait saisir que je devais tout de même tenter l’expérience.

Pour commencer : concrètement ça mange quoi en hiver?

Visuellement SmartSheet est un tableur Excel. Bon! Je vous entends déjà penser : quel est l’avantage d’utiliser SmartSheet versus Excel? Plusieurs avantages! Le partage d’information, la conception de formulaire (et comptabilisation des données), la création de diagrammes de Gantt, la modification en temps réel par les collaborateurs ayant accès à l’outil, l’intégration avec les applications infonuagiques (cloud computing) les plus populaires (Dropbox, Google Drive, Evernote, Box, etc.), le clavardage en ligne, attitrer des personnes à une tâche, etc.

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Diagramme de Gantt sur Smarsheet

 

Principales fonctionnalités

Personnellement mon principal problème ce n’est pas de réussir à faire l’étendue des tâches à réaliser qui est complexe, mais plutôt de diffuser les dossiers et les tâches sur lesquelles je travaille à mon équipe. En 2016, de plus en plus les employeurs voient des avantages au télétravail ou bien dans les grandes organisations les équipes sont divisées à travers différentes installations, différentes villes. Vous avez sûrement déjà dit quelque chose de similaire à un collègue d’un autre département : « Je finis l’échéancier et je te l’envoie par courriel. Tu m’enverras tes ajouts par la suite ». Avec cet outil, fini les échanges de corrections de document. Vive l’avènement de l’infonuagique! Dans Smartsheet, vous pouvez voir ce qui a été modifié grâce à l’historique pour chaque cellule dans la feuille, faire ressortir les modifications apportées à une feuille ou vous faire envoyer les changements par alertes courriel. Fini les versions 72 (une version sur votre portable, une sur votre iPhone, etc.).

Utilisation des rappels de vos tâches

Autre problème que Smartsheet a réussi à régler dans mon cas, ce sont les rappels pour les tâches à réaliser. N’ayant pas nécessairement toujours le temps de regarder les choses à faire dans chacun de mes projets, cet outil (d’ailleurs accessible de n’importe quelle plateforme; application IOS, site Web de Smartsheet, etc.) vous fait des rappels par courriels sur les éléments en instance.

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Ajouter un nouveau rappel dans Smartsheet

Beau, bon, pas cher!

Un autre plus : SmartSheet est beaucoup moins dispendieux que son homologue Microsoft Project et beaucoup plus simple d’utilisation pour un néophyte. Quelques minutes à peine et son format « user friendly » vous charmera. Ce fût mon cas.

Bonne découverte!

Véronique Pelletier

Références :

Collaboration with cloud computing: security, social media and unified communications

 « Forget Microsft Excel or Project and Use SmartSheet! »

The Power of Pixels: How you can improve meeting & collaboration efficiency