Des outils pour une efficacité accrue

Posted on avril 10, 2012 par

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En tant que professionnels des communications, nous sommes rapidement mis au cœur de l’action: organisation d’une conférence de presse, rédaction de contenu web, révision d’un outil imprimé, production d’une pub télé, élaboration d’un plan de communication, etc. Nous évoluons dans un milieu qui bouge beaucoup et un projet n’attend pas l’autre. Mais dans tout ça, prenons-nous le temps de planifier adéquatement nos projets et surtout utilisons-nous des outils qui nous facilitent la tâche ?

Au fil des ans, j’ai appris à utiliser certains logiciels qui m’aident dans ma planification et dans la gestion de mes échéanciers. J’ai aussi découvert, par l’entremise de collègues et de groupes de discussions en communication, des outils web gratuits très intéressants. En voici quelques-uns qui pourraient vous être fort utiles lors de la gestion de vos projets de communication.

Création et gestion de projets

AceProject est un outil de gestion de projets en ligne gratuit facile à consulter qui vous permet de faire le suivi de vos projets, de gérer des tâches, de construire un diagramme de Gantt, de suivre un calendrier, de partager des documents, de faire des feuilles de temps, de gérer des dépenses, de faire des analyses et des bilans, et bien plus encore. Contrairement aux autres logiciels libres, celui-ci offre toutes les fonctionnalités disponibles mais c’est plutôt au niveau du nombre d’utilisateurs, de projets ou de tâches et de la quantité d’espace de stockage qu’il y a des restrictions. Personnellement, je n’ai pas encore eu la chance de l’expérimenter mais je compte bien le faire lors de l’organisation de mon prochain événement.

Partage de documents

Dropbox est un service que je trouve très utile pour le partage de documents avec mes fournisseurs externes. J’y dépose régulièrement des PDF haute résolution, des images ou des vidéos pour ma graphiste ou mon imprimeur. Avec Dropbox, les documents sont automatiquement enregistrés sur tous les ordinateurs désirés, les téléphones intelligents et même sur le site Internet de Dropbox. Vous pouvez inviter vos collaborateurs à lire un dossier, à déposer des documents et envoyer des liens vers des fichiers spécifiques. Plus vous invitez des amis, plus votre espace de stockage augmente.

Analyse des résultats

Survey Monkey est un outil de sondage en ligne que j’utilise pour réaliser mes analyses post-événement. Il me permet rapidement de monter un questionnaire à envoyer aux gens qui ont participé aux événements que j’organise afin de récolter leurs commentaires et évaluer leur satisfaction. Il permet de réaliser des sondages et des études de tout genre, essayez-le!

Pour d’autres suggestions d’outils gratuits en gestion de projets, en gestion de documents, en planification d’événements, en partage d’images, en gestion d’agenda et tout autre logiciel pertinent en communication, visitez le lien suivant.

Et vous? Quels outils utilisez-vous dans la gestion de vos projets?