De A+ à D-, comment cotez-vous vos événements?

Posted on avril 8, 2012 par

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Lors de l’organisation d’un événement, on souhaite évidemment que celui-ci soit un succès. Toutefois, comment peut-on déterminer s’il s’agit effectivement d’une réussite ou d’un échec? Doit-on se fier uniquement sur la rétroaction de nos supérieurs, sur le nombre de personnes présentes, sur la qualité et la quantité de la couverture médiatique, sur les objectifs fixés pendant l’organisation du projet…?

Mon événement est une réussite, mais pourquoi?

Les opinions par rapport à ce constat sont évidemment très partagées. Pour certains, le succès d’un événement ne dépendra que du nombre de personnes présentes alors que pour d’autres, les médias présents détermineront la réussite. Malgré ces divergences d’opinions, certains indicateurs de réussite (ou d’échec dépendamment) demeurent dans tous les cas:

1)    Nombre de participants

2)    Nombre d’orateurs

3)    Nombre de journalistes présents

4)    Nombre de documents distribués

5)    Nombre de questionnaires remplis

6)    Nombre d’entretients réalisés

7)    Nombre d’articles de presse consacrés à l’événement

Chose certaine, peu importe la nature de l’événement, l’étape du bilan est un essentiel. Non seulement est-il utile pour mettre de l’avant les points forts ou faibles, mais il sert aussi à déterminer les actions ou les améliorations éventuelles à prendre lors de prochains projets.

Complétez la liste et donnez-nous vos trucs 

Finalement, voici un tableau amusant vous donnant les neuf règles d’or pour bien réaliser un événement. Personnellement, j’allongerais la liste en y ajoutant par exemple : se procurer un permis d’alcool pour le cocktail, voir à la sécurité sur les lieux… Qu’ajouteriez-vous?!

Les neuf règles d’or de l’organisation d’un événement

  1. Veiller à bien définir le public visé.
  2. Choisir un thème porteur avec un bon titre.
  3. Trouver un intervenant qui suscite l’intérêt (connu ou reconnu par le secteur).
  4. Réserver une salle adaptée et ce, très en amont de l’événement.
  5. Choisir une date et un horaire appropriés.
  6. Envoyer les invitations trois semaines à l’avance en tablant sur un ratio d’une personne présente sur 10. Effectuer une relance une semaine avant le jour J.
  7. Procéder à une répétition quelques jours avant.
  8. Organiser un cocktail au terme de l’événement pour faciliter les contacts.
  9. Envoyer un compte-rendu par mail à l’ensemble des personnes qui étaient invitées et le mettre en ligne. Penser à y joindre une fiche d’appréciation.

Sources :

http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/2000-2006/docoutils/fiches/FR/04_FR.pdf

http://www.journaldunet.com/management/0511/0511109evenementiel.shtml