Gestion d’un événement = quelques nuits blanches, mais expérience très enrichissante!

Posted on mars 30, 2011 par

2


L’an dernier, j’ai fait un stage de quatre mois au Centre de santé et de services sociaux à Trois-Rivières comme conseillère en communication. Ce stage me permettait de concrétiser trois ans de théories apprises lors de mon baccalauréat en communication sociale en une expérience de travail enrichissante.

 Mon mandat principal était d’organiser un événement pour célébrer le travail des employés oeuvrant au sein du CSSSTR. L’événement était d’envergure puisqu’il sollicitait la participation  de plus de 1600 employés répartis dans 9 centres différents.

 L’événement (la fête des travailleurs) en était à sa deuxième édition lors de mon stage et la première édition avait été un réel succès. Je devais donc trouver de nouvelles idées afin de donner le goût aux employés de participer une seconde fois à l’événement et ce dans un court délai.

 Étant la responsable du projet je devais m’occuper entre autre des communications de l’événement. Cela a été une tâche ardue de rendre l’information accessible à tous les employés puisque toutes les équipes  n’étaient dotées d’un poste informatique ou l’information ne se descendait pas dans les équipes de travail. Je collaborais avec le comité de gestion de l’événement. Je devais leur soumettre tous ce que je faisais par rapport à l’activité et ils l’approuvaient. Cela prenait parfois quelques semaines avant que j’aie des nouvelles, ce qui me ralentissait dans mes tâches, mais nous arrivions toujours par nous communiquer les informations.

 Le budget avait été coupé de moitié comparativement à celui de l’année précédente, car toutes les activités reliés à la pandémie (soirée remerciement pour les bénévoles, 5à 7 pour remercier les employés de leur collaboration etc.) avaient dépassé le montant alloué.

Le défi était de taille, mais je m’en suis tout de même bien sortie. J’ai passé quelques nuits blanches à chercher des idées qui sortaient de l’ordinaire et qui donneraient le goût aux employés de prendre part à l’activité, et ce,  tout en respectant le budget octroyé.

L’événement a eu lieu et tous ont grandement apprécié leur soirée. Ce qui a contribué au succès de la deuxième édition est le soutien apporté par le comité de gestion. Les nombreuses réunions ont permis à ce que tous soient au courant des tâches accomplies par chacun et du travail qu’il restait à effectuer. Cela a été une expérience très enrichissante et même si mon niveau de stress a grimpé lors de ces quatre mois de stage le défi en valait la peine.

Posted in: Uncategorized